Management Assistent

Functie

Als Management Assistent ben je verantwoordelijk voor het creëren van een gastvrije omgeving waar klanten zich gewaardeerd en gehoord voelen. Je bent het eerste aanspreekpunt en zorgt ervoor dat elke klant met een glimlach vertrekt. Je taken omvatten onder andere:

• Het beheren van de agenda en het coördineren van vergaderzalen, Zorgen voor de kleine boodschappen voor het kantoor
• Inscannen van documenten van klanten en het inboeken van inkomende facturen
• Uitvoeren van debiteurenbeheer en het communiceren met advocaten indien nodig
• Het ondersteunen van het team bij diverse administratieve taken
• Het beheren van centrale indieningen zoals bedrijfsvoorheffingen en het verwerken van informatie in verschillende IT programma's

Bedrijfsinformatie
Met meer dan 35 jaar bestaan en 10 jaar onder de huidige naam, is dit boekhoudkantoor gelegen in Ieper, een zeer aangename plaats om te werken. Het kantoor hamert erop om medewerkers centraal te plaatsen en de relatie met klanten als hun eigen team beschouwen. Er heerst een aangename sfeer in het bedrijf. De werkgever zet in op zowel sfeer zoals bijvoorbeeld eventjes met de collega's, als op professionele groei van de werknemers door de mogelijkheid te bieden om allerlei opleidingen te volgen.

Jouw profiel

Voor de vacature van Management Assistent ben jij de onmisbare schakel die het verschil maakt. Jouw passie voor organisatie en efficiëntie zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken op rolletjes loopt.

• Je bent het zonnetje in huis
• Bachelor niveau of gelijkgesteld door ervaring
• Je bent stressbestendig en kunt goed omgaan met deadlines
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en bent beleefd en discreet
• Je bent in het bezit van een rijbewijs
• Ervaring in een gelijkaardige functie is een pluspunt, maar geen vereiste
• Je bent proactief, oplossingsgericht en hebt een hands-on mentaliteit

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• De activiteiten van een team coördineren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

Naast een uitdagende werkomgeving en een marktconform salaris bieden wij aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder maaltijdcheques, een bonussysteem, een fitness abonnement en een groepsverzekering.

• Fulltime job 8u15/8u30- 17u en vrijdag tot 16u
• Overuren kunnen in verlof opgenomen worden
• Marktconform salaris
• 8 euro per maaltijdcheque
• Werkuren: 38 uur per week, met 4/5e als mogelijkheid
• Cafetariaplan: enkel met de 13de maand
• Winstpremie: 1.200 euro/jaar
• Bonusplan: 2.500 euro/jaar

Solliciteren

Léa Pareyn
003257220430